Yhä useammat työt voi nykyään tehdä etätyönä, kiitos internetin ja lukuisten sähköisten työkalujen. Väitän, että lähes kaiken ”siistin sisätyön” voi hoitaa etätyönä, jos jätetään laskuista pois välttämätön henkilökohtainen face-to-face asiakaspalvelu- ja vastaanottotyö. Maailma digitalisoituu kiihtyvää tahtia ja uusia toimintoja viedään jatkuvasti verkkoon. Lääkärinkin voi tavata netissä.
Paikallaan seisovat toimistot ovat osin historiaa
Etätyöskentelyn mahdollistaa nykyään lukuisat työvälineet, joilla yhteydenpidon, viestinnän, asiakirjojen jakamisen ja toimistotyöt voi hoitaa internetin avustuksella mistä päin maailmaa tahansa. Enemmistö toimisto-ohjelmista on toteutettu niin että ne toimivat ns. pilvessä, jolloin yrittäjä voi kirjautua omaan projektinhallinta-, crm-, laskutus- tai kirjanpito-ohjelmaansa internetselaimella ja hoitaa työnsä – vaikka puhelimella. Näin ollen myös työntekijät voivat tehdä niin – eikös vaan? Markkinoinnin työkalut mm. uutiskirjeiden, sosiaalisen median ja mainonnan hallintaan ovat myös kaikki netissä. Videopalaverit yleistyvät kiihtyvää tahtia ja monissa organisaatioissa ne ovat täysin arkipäivää. Moneenkaan tehtävän hoitamiseen ei siis tarvita enää paikallaan seisovaa toimistoa. Myös rekrytointi yleistyy jopa kokonaan tehtäväksi netissä.
Mitä virtuaaliassistentti sitten tekee?
Ajatus etätyötä tekevästä työntekijästä voi kuitenkin tuntua hankalalta, kun viestintää ei voi hoitaa kasvokkain. Ja voiko tällöin työntekijään täysin luottaa? Tässäpä tyypillisiä toimeksiantojamme kuvattuina – joista voit päätellä itse:)
Yhteistyöyrityksen henkilö soittaa:
– Voisitko
tsekata pari powerpoint-tiedostoa, ne eivät toimi ja kuvat ovat
huonoja. Tarvitsen ne tänään klo. 14 mennessä, laitoin tiedostot
sähköpostiisi.
– Ok onnistuu, lähetän nuo muokattuna takaisin ja kysyn jos epäselvää.
Työ tehty, that’s it.
Toinen asiakas laittaa sähköpostin:
–
Tulevan kurssini ilmoittautuneet osallistujat täytyisi laskuttaa, heitä
on yhteensä 25. Saisitko hoidettua laskut heille viikon sisällä?
Vastaan kyllä onnistuu, ja työ hoituu sovitun aikarajan sisällä asiakkaan omalla laskutusohjelmalla.
Kolmas taho laittaa WhatsApp-viestin:
– Hei, nettisivuilla on jotakin häikkää. Asiakas ei pysty ilmoittautua koulutukseen. Saisitko heti korjattua?
– No problem!
Neljäs yrittäjä pyytää apuja sähköpostilla:
–
Voisitko aika-ajoin kerätä minulle sähköpostimarkkinointia varten
kohderyhmiä sovelluksella jonka hankin juuri markkinointini tueksi?
– Ok, aikataulutetaan tämä tehtäväksi kuukausittain!
Uusi potentiaalinen asiakas ottaa yhteyttä:
– Sopimusasiakkaittemme laskutus pitäisi hoitaa kuukausittain jokaisen kuun 1.päivä. Onnistuisiko tämä avullasi?
Tässä oli muutama esimerkki yhteydenotoista, joiden tapaisia usein hoidamme.
